Los acuerdos contractuales como parte de una sana gestión de compras
Por: Reinaldo Cuadra Folle
La gestión estratégica de compras. Algunos aspectos
La gestión estratégica de compras es esencial en toda empresa. Por su intermedio, se podrá alinear una estructura de costos competitiva con los objetivos planteados por la administración, se producirán mejoras en la eficiencia en el gasto, se podrá aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías para el área de compras, y se mejorará las cadenas de abastecimiento, entre otras.
En este sentido, el “Procurement” (en tanto proceso de abastecimiento, compra, recepción e inspección de insumos o servicios) deberá llevarse a cabo considerando las mejores prácticas, que permitan a la empresa cumplir sus objetivos.
Por lo mismo, para una sana gestión de compras, la empresa deberá contar con acuerdos contractuales robustos, que – sin restar agilidad a la gestión de compras – tiendan a aminorar los riesgos y contingencias que naturalmente surgen de toda negociación.
La relevancia de los acuerdos contractuales (escritos) en la gestión estratégica de compras
Los acuerdos contractuales tienen por finalidad – entre otras - la de proveer un bien o servicio, a cambio de un precio u otra prestación. En dicho sentido, los acuerdos contractuales tienen un fin instrumental.
En general, los contratos no requieren escriturarse para nacer y ser obligatorios a las partes: un contrato se entenderá celebrado, cuando las partes acuerden (incluso verbalmente) los elementos más relevantes (“esenciales”) del contrato que se trate: para el caso del área de compras, aquello será el bien o servicio que se pretende adquirir, el plazo para su provisión, y el precio a pagar. Pero dichos acuerdos verbales son insuficientes.
En efecto, otorgar acuerdos contractuales escritos es la única manera de gestionar convenientemente (desde el punto de vista legal) los riesgos inherentes al negocio que se trate y, con ello, que la gestión de compras se desenvuelva de manera eficiente.
Así, la escrituración de acuerdos contractuales presenta una serie de ventajas, entre otras: permite definir los términos o cláusulas contractuales, las condiciones del bien o servicio y otros; sitúa claramente las expectativas al contratar; permite especificar precios y pagos; permite regular y facilitar la gestión de pagos; permite convenir garantías en favor de la empresa; otorga protección especial en materia de información confidencial y datos personales; etcétera.
No escriturar acuerdos contractuales, en tanto, trae aparejadas una serie de desventajas, entre las cuales se destacan: riesgo de ambigüedad en cuanto a las expectativas existentes al contratar; inseguridad financiera (“¿cuál es el precio a pagar/recibir?”); riesgo de desacuerdos y disputas dada la falta de términos escritos (“¿el precio se paga por anticipado, contra entrega, o se paga en cuotas?”); etcétera.
Por todo lo anterior, una sana gestión de compras deberá contemplar necesariamente la celebración de acuerdos contractuales escritos, que sean robustos y no por ello menos ágiles, de manera que el área de compras obtenga los mejores resultados posibles, y se cumplan los objetivos planteados por la administración de la empresa.
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El presente documento fue preparado con fines meramente informativos. No consiste en un artículo académico, ni constituye asesoría legal.
